Приложение к заявке на получение гранта

Правила и требования по осуществлению и использованию грантового финансирования, составлению финансовой и содержательной отчетности

1.Средства гранта должны быть использованы:

• в сроки, определенные для исполнения проекта в Грантовом соглашении
• в соответствии с утвержденными статьями расходов и их объемами
• в соответствии с правилами и нормами использования грантовых средств
• в соответствии с целями проекта

2.Требования для организаций по использованию грантового финансирования и ведению учета грантовых средств

• Грантовые средства, поступающие на расчетные счета организаций, должны учитываться на счете "Целевое финансирование" (субсчет по номеру гранта).
• Организации обязаны вести отдельное оформление и учет расходов в рамках поступающих грантовых средств.
• Оформление и произведение расходов в рамках грантового финансирования должно соответствовать требованиям по ведению бухгалтерских операций, утвержденных в РФ.
• Расходование грантовых средств производится в рублях, при этом для начисления расходов и составления финансовой отчетности должен использоваться реальный курс перевода средств.
• Оборудование, приобретенное на средства гранта, не может быть передано (продано) до истечения срока действия гранта. После окончания срока действия оборудование, полученное по гранту, не может быть использовано для извлечения дохода в том или ином виде (данное условие бессрочно).
• ИОО оставляет за собой право провести аудиторскую проверку организации, получившей грантовое финансирование (в течение 3 лет с момента выделения гранта).

3.Общие правила по осуществлению грантового финансирования

• Финансирование по грантам производится согласно утвержденным бюджетам, определенным целям и установленным срокам и правилам. Все операции, связанные с осуществлением финансирования по грантам: перевод средств, менеджмент грантов, консультирование по грантовым вопросам, принятие финансовой отчетности, производится в Грантовом департаменте (подразделение ИОО), за исключением внепроцедурных вопросов, требующих участия сотрудников программ (далее в тексте отмечены вопросы, по которым следует указание на обращение в программы).
• Финансирование по грантам может быть осуществлено только после получения Грантового Соглашения, подписанного Грантополучателем.
• Финансирование по грантам производится поквартально. Исключением является статья "Оборудование". Средства по данной статье могут быть переведены в полном объеме средств, утвержденных по данной статье в рамках выплаты первого этапа финансирования. В случае, если возникает необходимость изменения объемов переводимых средств в рамках определенного этапа, необходимо оформить запрос в письменном виде на имя Директора программы ИОО, по которой был утвержден данный грант, с объяснением причин. По результатам рассмотрения данного запроса может быть произведено изменение поэтапных сроков и объемов финансирования.

Гранты с объемом финансирования для организаций до $ 5 000 (для физических лиц $ 3000) оплачиваются в один этап, независимо от срока действия гранта.

• Все переводы по грантам инициируются Грантополучателем при обращении в Грантовый Департамент ИОО и оформляются запросом по форме (Приложение: формы, утвержденные ИОО, в соответствии с типом выплаты).

Грантовый департамент принимает запросы, присланные по факсу, с условием досылки оригинала.

• Перевод средств по грантам организациям производится только на их расчетные счета, указанные в Грантовом Соглашении (если для программы, по которой выделен грант, не определена особая процедура проведения финансирования). В случае изменения банковских реквизитов Грантополучатель обязан предоставить в Грантовый департамент ИОО документы, подтверждающие изменения.
• Перевод грантовых средств производится в рублях.

4.Составление финансовой отчетности

Финансовая отчетность (промежуточная, итоговая) должна быть предоставлена в Грантовый Департамент ИОО в сроки, определенные в Грантовом Соглашении. Оплата последующих траншей производится только после предоставления финансовой отчетности в размере не менее 80% от средств предыдущего транша.
Финансовая отчетность по грантам включает:

• первичные документы, подтверждающие произведение расхода в рамках грантового финансирования (счета, договора, квитанции, чеки, платежные документы, ведомости начисления и выплаты зарплаты, справка о начислении платежей и налогов от ФОТ, накладные, акты приема-сдачи работ и т.д..), для физических лиц оригиналы документов, для организаций - копии;
• детальный и консолидированный отчет по форме ИОО (Скачать в формате Word Приложение fin_rep.doc);
• при наличии статьи "Оборудование" - оригинал Справки подтверждения о постановке на баланс основных и малоценных средств, приобретенного в рамках гранта оборудования и имущества;
• комментарии по отчету.
  

Не принимаются к отчету следующие виды расходов

• расходы, связанные с капитальным строительством
• расходы, связанные с приобретением автотранспортных средств
  суммы амортизации собственного оборудования и имущества
• расходы, связанные с приобретением средств мобильной связи
• расходы, связанные с поездками за рубеж
• по статье "Прочие расходы" (без детального утверждения) суммы свыше $ 100
• расходы, произведенные сверх нормативов, утвержденных ИОО (расходы на поездки) *
• расходы, произведенные в сроки, отличные от срока действия гранта **
• расходы на уплату налогов (кроме налогов и платежей от ФОТ)
• не утвержденные в смете гранта расходы ***
• суммы расходов, превышающих объем утвержденных средств по данному виду расхода ***

Первые пять пунктов ИОО не финансируются

* Нормы, установленные ИОО по статье "Расходы на поездки"

ИОО выделяет финансирование в рамках данной статьи на следующие виды расходов:

1. покупка транспортных билетов (авиа, ж/д, авто, водный транспорт)

• авиа - не выше уровня "эконом класс"
• ж/д - не выше уровня "купе"
• расходы, связанные с использованием собственного транспорта и такси, к отчету не принимаются

2. проживание

• гостиницы класса не выше
• на территории РФ не более $ 70 в сутки
• для иностранных участников проекта на территории РФ - не более $ 130 в сутки
• оплата гостиничной брони не более 2 суток
• дополнительные гостиничные услуги к отчету не принимаются

3. суточные (для сотрудников организаций-Благополучателей)

• в пределах нормативов, установленных в РФ

4. оплата питания (для участников грантовых проектов, не являющихся сотрудниками организаций-грантополучателей,

• до $ 10

5. расходы по визовому обслуживанию - для иностранных участников проекта

• к отчету принимается оплата однократной визы

6. дополнительные расходы по поездкам

• транспортная страховка
• постельные принадлежности
• транспортные сборы
• обязательная медицинская страховка

При приеме финансовой отчетности компенсируются только расходы, подтвержденные первичными расходными документами. Все расходы, произведенные сверх вышеуказанных норм, к отчету не принимаются, оплачиваются за счет собственных средств Благополучателя

** В случае, если расходы были произведены из собственных средств вне сроков действия гранта и подлежат возмещению, необходимо оформить запрос в письменном виде на имя Директора программы ИОО, по которой был утвержден данный грант, с объяснением причин. По результатам рассмотрения данного запроса указанные расходы могут быть приняты к отчету.

*** В случае, если в процессе проведения проекта возникла необходимость в проведении расходов, ранее не утвержденных при выделении гранта, или объем средств по утвержденному виду расходов изменился, необходимо оформить запрос в письменном виде на имя Директора программы ИОО, по которой был утвержден данный грант, указав сумму бюджетной ревизии, виды расходов, подлежащих ревизии, и объяснение причин ее возникновения. По результатам рассмотрения данного запроса указанные расходы могут быть приняты к отчету. Оформление ревизии может быть произведено не более 2 раз в период действия гранта.

5.Составление содержательной отчетности

Содержательный отчет составляется в свободной форме в объеме от 5 до 10 страниц и должен содержать следующую информацию:

• список мероприятий и работ, произведенных по проекту (с указанием дат и участников)
• описание результата осуществления проекта
• указание контингента, использующего опыт, методики и другие результаты, полученные при осуществлении проекта
• указание на возможности самостоятельно продолжать работу в поддержанном направлении в последующем

К содержательной отчетности могут быть приложены дополнительные документы:

• благодарственные письма
• издания
• отклики на проект в средствах массовой информации

6.Закрытие грантов

Закрытие гранта производится в течение одного календарного месяца после срока истечения гранта, при наличии утвержденной ИОО финансовой и содержательной отчетности.
В случае, если грантополучатель не может по объективным причинам закончить работу по проекту или отчитаться в срок, необходимо обратиться к Директору программы, по которой был утвержден грант, с письменной просьбой о продлении срока действия гранта с указанием причин, по которым это произошло.
В случае непредоставления отчетности в определенные сроки ИОО оставляет за собой право передать информацию в налоговые органы РФ и бессрочно блокировать последующее выделение грантов (black list).